Archiwum KWP Gorzów Wlkp. - Dostęp do zasobów archiwalnych - KWP w Gorzowie Wielkopolskim

ARCHIWUM KOMENDY WOJEWÓDZKIEJ POLICJI w GORZOWIE WLKP.

usytuowane jest w strukturach 

Wydziału Bezpieczeństwa Informacji

KWP w Gorzowie Wlkp.

przy ul. Kwiatowej 10  tel. 47 791  10 70, 47 791 10 71

Adres siedziby:

Archiwum KWP w Gorzowie Wlkp.

ul. Zygalskiego 2

66-400 Gorzów Wlkp.

tel. 47 791  15 38, 47 791  15 36,                            

Archiwum KWP w Gorzowie Wlkp. czynne jest od poniedziałku do piątku w godzinach 8.00 - 15.00.

Archiwum KWP w Gorzowie Wlkp. koordynuje i kontroluje działalność archiwalną składnic akt Policji województwa lubuskiego, funkcjonujących w 18 jednostkach komend miejskich/ powiatowych i wybranych komisariatach Policji.

            Archiwum KWP w Gorzowie Wlkp. podporządkowane jest Komendantowi Wojewódzkiemu Policji. Zasób archiwalny KWP stanowią akta wytworzone przez:

• jednostki wojewódzkie byłej Milicji Obywatelskiej w Gorzowie Wlkp. i Zielonej Górze z okresu od 1955 r. do 31 lipca 1990 r.;
• komórki organizacyjne byłej KWP w Zielonej Górze;
• komórki organizacyjne Komendy Wojewódzkiej Policji w Gorzowie Wlkp. - do chwili obecnej.

Dokumentacja wytworzona przez organy bezpieczeństwa państwa, tj. MO do 1954 r. i SB do 31 lipca 1990 r. - zgodnie z zapisem art. 25 ust. 1 ustawy z dnia 18 grudnia 1998 r. o Instytucie Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni Przeciwko Narodowi Polskiemu - została przekazana do Oddziałów Instytutu Pamięci Narodowej Oddział w Szczecinie i Poznaniu.

Podstawowym zakresem działań archiwum KWP w Gorzowie Wlkp., jest obsługa własnej instytucji, poprzez wykonywanie następujących zadań:

• gromadzenie i ewidencjonowanie dokumentacji,
• wykonywanie usług w zakresie opracowywania kwerend,
• sporządzanie kserokopii dokumentów,
• prowadzenie działalności informacyjnej,
• udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej ,
• brakowanie dokumentacji niearchiwalnej o czasowym okresie przechowywania.

 Dokumentację zgromadzoną w archiwum  KWP w Gorzowie Wlkp. udostępnia się do celów:

• służbowych,
• naukowo-badawczych,
• publicystycznych,
• innych.

Udostępnienie akt stanowiących dokumentację niearchiwalną następuje poprzez:

• umożliwienie podmiotom zainteresowanym albo ich upoważnionym przedstawicielom osobistego zapoznania się z oryginalnymi materiałami lub ich kopiami;
• przekazanie podmiotom zainteresowanym informacji zawartych w aktach w postaci odpowiedzi na zapytanie;
• przekazanie podmiotom  zainteresowanym kopii akt lub wyciągu z akt;
• wypożyczenie podmiotom zainteresowanym akt lub ich części.

Udostępnianie akt stanowiących materiały archiwalne następuje poprzez:

• umożliwienie podmiotom zainteresowanym albo ich upoważnionym przedstawicielom osobistego zapoznania się z oryginalnymi materiałami lub ich kopiami;
• przekazanie zainteresowanym informacji zawartych w aktach w postaci odpowiedzi na zapytanie lub w postaci reprodukcji materiałów.

Wnioski o udostępnienie akt archiwalnych Policji, należy kierować do Komendanta Wojewódzkiego Policji, na adres:

Komendant Wojewódzki Policji

ul. Kwiatowa 10

66-400 Gorzów Wlkp.

Akta udostępnia się na pisemny wniosek osoby zainteresowanej, który powinien zawierać:

• imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości oraz adres do korespondencji, jeżeli zgłoszenie składa osoba fizyczna lub jej upoważniony przedstawiciel; wskazane jest podanie numeru telefonu lub adresu mailowego do ewentualnego kontaktu;
• nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nie posiadającej osobowości prawnej oraz imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości osoby upoważnionej, której mają być udostępnione materiały - jeśli zgłoszenie składa osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej;
• wskazanie materiałów lub szczegółowe określenie tematu (cezura czasowa, zasięg terytorialny), którego one dotyczą;
• określenie celu i proponowany sposób wykorzystania udostępnionych materiałów (np. temat i zakres pracy naukowej) - w przypadku udostępniania akt do celów naukowo-badawczych, do wniosku należy dołączyć zaświadczenie z uczelni.

Udostępnienie akt dla celów innych niż naukowo-badawcze wymaga od osoby ubiegającej się o ich udostępnienie wykazania swojego interesu prawnego.

Wiadomości uzyskane z udostępnionej dokumentacji nie mogą być wykorzystane w sposób lub celach naruszających obowiązujące prawo.

Dokumentację udostępnia się, jeśli nie zawiera ona informacji niejawnych i nie wymaga ochrony przepisami ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228), a ich ujawnienie nie naraża na szkodę interesu Rzeczypospolitej Polskiej.  

Akta udostępnia się wyłącznie w obecności pracownika archiwum. Miejsce udostępnienia dokumentacji obejmującej zasób archiwalny jednostek b. KWMO/WUSW/KWP w Zielonej Górze oraz b. KWMO/WUSW i KWP w Gorzowie Wlkp., stanowi siedziba Archiwum Komendy Wojewódzkiej Policji w Gorzowie Wlkp., usytuowana w obiekcie przy ul. Zygalskiego 2.

 Zakres, formę i sposób korzystania z dokumentów archiwalnych określają:

• Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38, poz. 173 z późn. zm.);    
• Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych (Dz. U. Nr 196, poz. 1161);
• Zarządzenie nr 45 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 20 maja 2008 r. w sprawie postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w archiwach wyodrębnionych podległych Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji (Dz. Urz. MSWiA Nr 9, poz. 42);
• Zarządzanie nr 920 Komendanta Głównego Policji z dnia 11 września 2008 r. w sprawie metod i form wykonywania zadań w zakresie działalności archiwalnej w Policji (Dz. Urz. KGP Nr 16, poz. 95).

INFORMACJE DOTYCZĄCE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Administrator

Administratorem Państwa danych osobowych jest Komendant Wojewódzki Policji z siedzibą przy ul. Kwiatowa 10,
66-400 Gorzów Wielkopolski.

Inspektor ochrony danych

Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych z którym można się skontaktować za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem iod.kwp@go.policja.gov.pl

Cele i podstawy przetwarzania

Państwa dane osobowe przetwarzane są w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze – prowadzenie archiwum wyodrębnionego, na podstawie przepisów:

1. ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;
2. ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji;
3. ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych;
4. zarządzenia nr 10 Komendanta Głównego Policji  z dnia 15 maja 2020 roku w sprawie jednolitego rzeczowego wykazu akt Policji;
5. zarządzenia nr 920 Komendanta Głównego Policji z dnia 11 września 2008 r. w sprawie metod i form wykonywania zadań w zakresie działalności archiwalnej w Policji.

Odbiorcy danych osobowych

Odbiorcami, do których mogą być przekazane Państwa dane osobowe, są podmioty uprawnione na podstawie obowiązujących przepisów prawa oraz osoby fizyczne, które wykażą interes prawny do uzyskania informacji.

Informacje o przekazaniu danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej

Przekazywanie może nastąpić w sytuacjach przewidzianych prawem.

Okres przechowywania danych

Dane osobowe przetwarzane są przez okres niezbędny do realizacji celów dla których zostały zebrane, lecz nie krócej niż przez czas określony w obowiązujących przepisach ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Okresy weryfikacji przetwarzania danych osobowych w zbiorze archiwalnym wynikają z przepisów:

• zarządzenia nr 10 Komendanta Głównego Policji  z dnia 15 maja 2020 roku w sprawie jednolitego rzeczowego wykazu akt Policji;
• zarządzenia nr 43 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 28 września 2017 r. w sprawie trybu brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz sposobu postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w przypadku trwałego zaprzestania działalności przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych oraz organy
  i jednostki organizacyjne podległe temu ministrowi lub przez niego nadzorowane;
• zarządzenia nr 26 Komendanta Głównego Policji z dnia 19 lutego 2018 r. w sprawie metod i form brakowania dokumentacji niearchiwalnej w Policji.

Prawa osób, których dane dotyczą

Zgodnie z obowiązującymi przepisami rozporządzenia* przysługuje Państwu:

1. prawo do żądania od administratora dostępu do swoich danych z zastrzeżeniem, że udostępniane dane nie mogą ujawniać informacji niejawnych, ani naruszać tajemnic prawnie chronionych ;
2. prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych, jeśli są błędne lub nieaktualne;
3. prawo do usunięcia danych, w sytuacji, gdy ich przetwarzanie nie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisów prawa lub w ramach sprawowanej władzy publicznej;
4. prawo do ograniczenia przetwarzania danych – jeżeli kwestionują Państwo prawidłowość przetwarzanych danych;
5. prawo do wniesienia sprzeciwu, z zastrzeżeniem, że nie dotyczy to przypadków w których administrator posiada uprawnienie do przetwarzania danych na podstawie przepisów prawa;
6. prawo do cofnięcia wyrażonej zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem;
7. prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą przy ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Ograniczenie stosowania rozporządzenia*

Zgodnie z art. 22b ust. 1 i 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ogranicza się stosowanie:

1. art. 15 ust. 1 i 3 – prawo dostępu przysługujące osobie, której dane dotyczą – do zakresu, w jakim dane osobowe podlegające udostępnieniu mogą być ustalone za pomocą istniejących środków ewidencyjnych.
2. art. 16 – prawo do sprostowania danych – w ten sposób, że administrator danych przyjmie od osoby, której dane dotyczą, pisemne sprostowanie lub uzupełnienie dotyczące jej danych osobowych, nie dokonując ingerencji w materiały archiwalne;
3. art. 18 ust. 1 lit. a i b – prawo do ograniczenia przetwarzania – w zakresie niezbędnym do korzystania z materiałów archiwalnych zgodnie z ustawą, bez naruszania istoty ochrony danych osobowych zawartych w tych materiałach, także w przypadku pierwotnego zbierania danych w sposób bezprawny albo w przypadku nieprawdziwości, nieścisłości lub niekompletności danych.

Informacja o wymogu podania danych

Podanie przez Państwa danych osobowych jest wymogiem ustawowym w zakresie wynikającym z art. 16d ust. 2a ustawy z dnia
14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Odmowa podania danych osobowych może skutkować odmową realizacji wniosku.

* Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych).